O SIPAC (Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos) foi adquirido pela UFBA em 2009 e está presente em toda a Universidade atuando em toda a área administrativa. Este sistema fornece operações fundamentais para a gestão orçamentária, compras, patrimônio, contratos, entre outras. O sistema integra toda a área administrativa desde a distribuição do orçamento até a aquisição de material/serviço, apoiando todas as etapas envolvidas neste processo.
O SIPAC possui mais de 27 módulos (subsistemas), com 13 módulos já implantados na UFBA. São eles: Requisições, Almoxarifado, Catálogo de Materiais, Compras, Licitação, Convênios, Infraestrutura, Orçamento, Contratos, Protocolo, Transportes, Acesso à Informação e Liquidação de Despesas. Através da imagem abaixo é possível visualizá-los e ter mais informações sobre os mesmos e seus principais objetivos.
Acesso à Informação
Tem como objetivo realizar a gestão da tramitação, de forma eletrônica, dos pedidos de informação registrados no Sistema Eletrônico e-SIC do Governo Federal. Os dirigentes das unidades e seus substitutos indicados são responsáveis por responder o pedido de acesso à informação requerido pelo cidadão através do SIPAC.
Almoxarifado
Atende as demandas do Departamento de Material e Patrimônio, dando suporte aos almoxarifados central e setoriais no controle de seus estoques e as requisições por eles atendidas. Através desse módulo é possível emitir relatórios, cadastrar materiais, gerenciar as requisições e estoques.
Auditoria
Dá suporte ao setor correlato no controle de envio de Relatórios de Órgãos de Auditoria (TCU, CGU) e recebimento de respostas/providências das unidades interessadas. Permite também a geração de Relatórios de Gestão para resposta aos órgãos de Auditoria ou análise interna.
Bolsas
Atende as demandas dos discentes e servidores no que diz respeito às bolsas, sejam ela de auxílio ou apoio técnico, disponibilizadas pela Instituição.
Catálogo de Materiais
Tem como finalidade permitir a catalogação, de forma padronizada, dos itens a serem adquiridos pela instituição. Possibilita cadastrar materiais, solicitar um cadastro de material (atender ou negar as solicitações). O cadastro de material é essencial para as atividades de cadastro de notas fiscais, tombamento de bens e entrada de material em um almoxarifado.
Compras
Permite a captação e análise das demandas de compras, o cadastro dos processos de compras gerados a partir dessas demandas, além de definir a modalidade da licitação a ser realizada, assim como registrar os procedimentos licitatórios, em conformidade com a legislação vigente.
Contratos
Abrange todas as atividades relacionadas aos contratos celebrados pela universidade, prestadores de serviços e de materiais. Envolve atividades como detalhes contratuais, documentação, controle de movimentação e de pagamento, além de visualização de consultas e relatórios.
Faturas
Informatiza o acompanhamento e registro das despesas a pagar através de faturas (dívidas). Reúne informações referentes aos gastos com hotéis, passagens, contas de telefone, água e energia elétrica, permitindo o cadastro das faturas, serviços e notas fiscais emitidas, incluindo os processos de pagamentos e o gerenciamento do montante faturado nesses serviços.
Infraestrutura
Auxilia a Superintendência de Meio Ambiente e Insfraestrutura (SUMAI) na análise e no acompanhamento de obras, manutenções, projetos, planilhas orçamentárias e de requisições de serviços.
Liquidação
É empregado para emissão de relatórios, registro de ocorrências vinculadas a fornecedores de materiais e empenho, consulta de atrasos, prazos e pronunciamentos dos fornecedores.
Patrimônio
Divide-se Patrimônio Móvel (possibilitando o registro dos materiais permanentes da Instituição, para o controle sobre a localização, movimentação, desfazimento e ajustes contábeis e sofridos pelos bens) e Patrimônio Imóvel (gerenciador de todos os imóveis da instituição).
Projetos/ Convênios
Responsável pela gerência financeira dos projetos da instituição bem como o controle de convênios com terceiros.
Protocolo
Suporta as atividades relacionadas à manutenção de processos e de documentos, suas movimentações, armazenamento e relações.
Orçamento
Integra as atividades de administração e execução orçamentária. O sistema orçamentário possibilita aos seus gestores realizar operações com nota de dotação, distribuição orçamentária para as unidades gestoras subordinadas, anulações de dotações, operações de provisão orçamentária, remanejamentos entre os centros de custos, transferências, empréstimos, etc.
Transportes
O módulo de Transportes permite uma gestão do uso e manutenção da frota de veículos da instituição, em consonância com os princípios constitucionais da legalidade, eficiência e moralidade. Para isso, reúne informações sobre os condutores, veículos, características, manutenção, deslocamentos, além dos custos decorrentes de taxas, impostos e multas.
Requisições
Tem como objetivo permitir cadastros, acompanhamento, buscas, autorizações, atendimentos, estornos dos mais diversos tipos de requisições, passagem, diárias, materiais, suprimento de fundos, entre outros.
Portal Administrativo
Fornece funcionalidades relacionadas a infraestrutura, compras, transportes, memorandos eletrônicos, protocolo, entre outros, permitindo a atuação de servidores/terceirizados nessas áreas;
Portal Público
Permite acesso a qualquer pessoa, inclusive ao público externo, permitindo consultas públicas, como convênios, contratos, processos etc;
Portal da Reitoria
Atende as demandas do gabinete do reitor, bem como os demais gestores da instiruição, disponibilizando relatórios de apoio à gestão, reunindo informações de todos os módulos;
Portal da Fundação
Atende as demandas da fundação vinculada à instituição, que estão associadas com patrimônio, contratos e obras. As operações de patrimônio estão relacionadas ao tombamento de bens que são vinculados à fundação, cadastro das notas fiscais e consultas ao patrimônio da instituição. Em relação aos contratos da fundação, temos as funcionalidades responsáveis pelo cadastro, emissão de ordens de serviços e relatórios relacionacionados;
Portal da Direção/Centro
Disponibiliza aos gestores das unidades o acesso aos principais relatórios gerados nos módulos do SIPAC.
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