O programa UFBA PEN visa implantar a tramitação eletrônica de processos e documentos em todas as unidades acadêmicas e administrativas da UFBA, em conformidade com a legislação federal. Os ganhos advindos com a implantação são diversos: redução de custos financeiros e operacionais, agilidade, confiabilidade, aumento da produtividade, compartilhamento e facilidade de acesso aos processos, além de ampliação da sustentabilidade ambiental.
Escopo de trabalho
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Normatizar os tipos de documentos e processos;
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Adaptar os procedimentos operacionais acadêmicos e administrativos para criação e tramitação de processos e documentos de forma eletrônica;
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Adaptar e implantar a ferramenta tecnológica em conformidade com a legislação, além de especificar, adquirir e prover infraestrutura adequada para processamento, armazenamento e recuperação da informação com a segurança devida;
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Capacitar a força de trabalho da Universidade para proceder a tramitação eletrônica dos diversos processos administrativos da Instituição;
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Realizar a comunicação do andamento das atividades do programa, divulgação de novos procedimentos, disponibilização de novas versão do sistema SIPAC, entre outros;
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Auxiliar as unidades/órgãos da UFBA na estruturação e manutenção da gestão de seus documentos, fornecendo diretrizes sobre gestão documental;
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Adquirir equipamentos para digitalização de documentos Definir Ilhas de Digitalização de Documentos nas unidades visando compartilhamento e economia de equipamentos, além do arquivamento de documentos.
Cronograma
