SUPAD realiza mapeamento dos procedimentos operacionais

Com o intuito de aprimorar os processos de gestão da universidade, tornando-os objetos de continua avaliação, a Superintendência de Avaliação e Desenvolvimento Institucional (SUPAD) desenvolve o importante papel na identificação de avanços, barreiras e desafios que possam ser superados para elevar os padrões de qualidade. Há cinco anos, o órgão atua no mapeamento dos procedimentos operacionais (PO’s) que permeiam as diversas áreas da UFBA.

 

 

 

Os procedimentos se caracterizam como uma descrição detalhada de todas as operações necessárias para a realização de uma atividade, de maneira que atenda a todas as unidades administrativas e acadêmicas. Segundo Adriano Peixoto, coordenador de Desenvolvimento Institucional da SUPAD, o mapeamento dos procedimentos garante a padronização de todas as atividades realizadas na comunidade acadêmica. “Quando seguimos a uma unidade administrativa em que fomos demandados, partimos para a identificação dos procedimentos com os próprios gestores, na qual entrevistamos diversos funcionários para a coleta das informações”, afirma Adriano. O mapeamento torna-se peça-chave para implantação de um sistema, pois nos ajuda a elucidar como funciona a área cliente que receberá o novo sistema como ferramenta de trabalho. O administrador Paulo Marques, que também atua na SUPAD,  aponta características positivas quanto à documentação dos procedimentos. “A importância deste trabalho está na própria documentação e padronização. É necessária ser feita e padronizada da mesma forma para todos, em conformidade com o que é esperado pela área que recebe o serviço que mapeamos”, diz.

 

Apesar de estáveis, os procedimentos também passam por mudanças em sua estrutura física, a fim de se adequarem aos princípios de legalidade. “A partir do surgimento de uma nova mudança na legislação, bem como a introdução de novas tecnologias, é necessário que a equipe modifique a maneira de se elaborar os procedimentos operacionais da Instituição. Isso requer mais tempo e recursos”, conclui Adriano. Até o momento foram mapeados variados procedimentos operacionais de diversas áreas da universidade, entre elas: PROAD, SUPAD, SUMAI, SUPAC, dentre outras. A última área mapeada foi a NTRANS da PROAD, responsável pela gestão de veículos da UFBA. 

 

Os próximos mapeamentos que ocorrerão em parceria com a Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) serão para os módulos de Catálogo de Materiais e Compras, ambos do SIPAC. As revisões dos procedimentos foram realizadas no final do mês de Julho. O manual de procedimentos já mapeados encontra-se disponível em www.supad.ufba.br/manual-procedimentos. Para conhecer o trabalho desenvolvido pela Coordenação de Avaliação e Desenvolvimento, acesse o site www.supad.ufba.br.