O Protocolo Eletrônico Nacional (PEN) definido através do Decreto 8.539, publicado em 8 de outubro de 2015, tornou obrigatória toda a tramitação eletrônica de documentos. O decreto é direcionado a órgãos e entidades da Administração Pública Federal, podendo ser de ordem direta, autárquica e fundacional.
Entre os principais objetivos do PEN, estão: a garantia pela eficiência das ações governamentais, a realização de processos administrativos com segurança e facilidade no acesso do cidadão às instâncias administrativas. Além disso, a implantação deste, visa alcançar vários benefícios, como por exemplo a maior agilidade no trâmite dos processos, reduzir os custos com impressão de papel, transporte e espaço físico, mais transparência, segurança e sustentabilidade ambiental.
Para manterem em conformidade com a lei - que entrará em vigência no início de outubro de 2018 -, as tramitações eletrônicas apresentam uma série de normas a serem seguidas. Para isso, é preciso utilizar um sistema que disponiibilize todo tipo de documentação acadêmica, administrativa e de recursos humanos em formato digital, tanto para documentos digitais natos ou digitalizados.
Comitê Executor e Diretivo se reúnem para discussão do relatório de análise das ferramentas para implantação do PEN
A UFBA formou 02 (dois) comitês para avaliar as soluções tecnológicas aderentes ao decreto, elaborar o Planejamento Institucional para aimplantação do PEN na instituição. Para isso, em novembro de 2016, a Reitoria da UFBA designou o Comitê Diretivo de Implantação do Processo Administrativo Eletrônico, composto por gestores da PROAD, PROPLAN, PRODEP, SIBI, STI, SUPAC e assessora de TI, a fim de deliberar sobre planejamento e escolha do sistema para adesão ao PEN. Já o Comitê Executor é composto por gestores do SIPAC, SUPAD e arquivistas da UFBA, com o objetivo de planejar e executar ações para efetiva implantação dos processos administrativos eletrônicos na universidade.
Com base no relatório técnico (download - aqui) para análise das ferramentas (Sistema Eletrônico de Informações e SIPAC) foi concluído que o percentual de aderência do SIPAC (80%) ao PEN é maior do que o percentual do SEI (20%). Portanto, o Comitê Diretivo decidiu que o SIPAC será a ferramenta tecnológica para implantação do PEN na UFBA, pois está em maior conformidade ao Decreto Presidencial e a Portal Interministerial 1.677/2015.
Nos meses de abril a junho/17, os comitês se concentraram na elaboração do Plano de Gerenciamento do Projeto para a implantação do PEN na UFBA.
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